労働基準法第15条第1項では『労働者を採用して雇用する際に企業側は労働条件を明示しなければならない』と規定されています。
労働条件は原則的に書面で交付することになっており、その書面のことを『労働条件通知書』と呼びます。
今回は、労働条件通知書について解説します。

労働条件通知書には、アルバイトや正社員を問わず、すべての従業員の労働条件を記載する必要があります。

労働基準法によって書面の交付が定められている項目は、『契約期間』、『就業場所』、『従事する業務』、『始業･終業時刻』、『休憩』、『休日』、『賃金の決定方法』、『賃金の支払時期』、『退職』などに関する事項です。

また期間の定めがある契約を更新する場合には、更新の基準についても記載しなければいけません。
さらに、『退職金』、『賞与』、『安全衛生』、『職業訓練』、『災害補償』、『表彰』や『制裁』、『休職』などに関する事項も、企業がなんらかの規定を定めている場合は明示する必要があります。

基本的には、新たに人を雇用する際に、事業主側から従業員に労働条件通知書を渡すことになりますが、書式に決まりはなく、必要事項が記載されていれば、どのような形でも構いません。
厚生労働省では、ホームページで労働条件通知書のモデル様式を公開しているので、参考にするとよいでしょう。

また、これまで労働条件通知書は『書面』による交付に限られていましたが、最近では、労働者側が希望した場合に限り、FAXや電子メール、LINEやメッセンジャーなどでの交付も可能になっています。
これらを利用する場合は、印刷が可能なPDF形式での送付もおすすめです。
なるべく出力して保管するように伝えましょう。

そして、もし従業員側が書面での交付を希望した場合は、書面を渡す必要がありますので、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。

雇用契約を結ぶ際に渡す労働条件通知書と同様に、労使間で交わす書面として、労働条件通知書のほかに、『雇用契約書』があります。
雇用契約書は、事業者と従業員の両者が捺印・署名をする必要があります。
基本的には2部作成し、1部は会社が、もう1部は従業員が保管します。

雇用契約書は、労働条件通知書と別々に作成することもできますが、労基法で定められている労働条件を記載すれば、労働条件通知書の役割を兼ねることもできます。
実務上は両者を兼ねた『労働条件通知書兼雇用契約書』を作成することがほとんどです。
これにより、事務的な労力を減らすことが可能です。

また、書面があることは、労使間の思い違いを防ぐことにもつながります。
たとえば、従業員側から入社後に「こんな労働条件は聞いていない」といわれたとしても、捺印・署名がある労働条件通知書兼雇用契約書があれば、会社側も反論することができます。

これらの契約は、電子署名や電子印鑑などを使って交わすことも可能です。
書類の電子化は業務・管理の効率化や、プライバシー保護の観点で、メリットがあります。
電子署名・電子印鑑は郵送でやりとりする必要もないため、リモートワーク環境にも対応しやすく、導入する企業が増えています。
さまざまな電子契約システムやサービスもリリースされているので、活用するのも一つの手です。

自社の労働条件通知書や雇用契約書を見直し、現状に即した適切な作成と保管方法を考えていきましょう。

労働契約の終了には、従業員が退職を申し出る以外にも、解雇や定年退職、契約期間の満了など、いくつかの理由があります。
会社を辞める理由は人それぞれですが、その種類ごとにルールが定められており、適用される法律も異なります。
労使間のトラブルを防ぎ、円満な労働契約終了を迎えるためにも、ルールを把握しておきましょう。

従業員が会社を辞める退職には、定年、死亡、雇止め、辞職、合意解約などさまざまな種類があります。
ここでは、従業員が一方的に労働契約の解約を意思表示する『辞職』と、会社側の承諾を待って労働契約を解約する『合意解約』の2種類について整理します。

辞職の場合は、従業員が意思表示をしてから、原則として2週間後に労働契約が解約されます。
このとき、使用者の承諾は必要なく、使用者に辞める意思が伝わった時点で、従業員は辞職を撤回できません。
対して合意解約は、使用者が従業員の退職を承諾してはじめて解約が成立します。
また、使用者が承諾するまで、退職を申し出た側は撤回することも可能です。

従業員が辞職を申し出るときは『退職届』、合意解約を申し出るときは『退職願』を提出するのが一般的ですが、近年は区別が曖昧になっており、従業員側も認識していないことが多いです。

辞職も合意解約も、期間の定めのない労働契約であれば、従業員はいつでも申し出ることができますが、期間の定めのある有期労働契約の場合は、原則的に契約期間の途中では労働者は退職することができません。
ただし、やむを得ない事情がある場合には退職することが可能であり、このやむを得ない事由については、個別のケースごとに判断されます。

また、使用者側も有期労働契約の期間中は労働者を解雇できません。
期間の満了によって自動的に労働契約は解約されることになりますが、３回以上契約を更新している従業員や、1年以上勤務している従業員には、少なくとも30日前までに契約終了を予告する必要があります。

さらに、何度も契約を更新しているなど、有期労働契約であっても実質的に無期雇用契約と変わらない場合は、『期間満了による契約の終了（雇止め）』が認められず、同一の条件で引き続き有期労働契約を更新しなくてはいけません。
雇止めが認められるのは、合理的な理由があり、社会通念上相当と認められる場合に限ります。

また、従業員に合意なく、事業者の一方的な意思表示によって労働契約を解除する『解雇』も、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない場合は解雇できません。
勤務態度に問題があったり、業務命令に従わなかったりするなど、従業員に落ち度がある場合も同様です。
すぐに解雇が認められるというものではなく、その内容や会社側が受けた被害の大きさ、故意であったかどうかなど、さまざまな事業が考慮されます。

そして、合理的な理由がある場合でも、30日前に従業員に解雇の予告を行なう必要があります。

一方で、従業員に落ち度がなくても、業績不振などで人員を削減するために行うのが『整理解雇』です。
整理解雇は、人員削減の必要性や合理性、解雇回避の努力、手続きの妥当性などを踏まえて、有効かどうかが判断されます。

このほかに、従業員が一定の年齢に達したことによる定年退職など、就業規則に定められた事由による退職があります。
退職にはさまざまな種類があることを理解し、従業員の生活や立場も考慮しながら、ルールに準じて手続きを進めましょう。