『労働条件通知書』の記載内容を理解して 『雇用契約書』との違いを把握しよう

労働基準法第15条第1項では『労働者を採用して雇用する際に企業側は労働条件を明示しなければならない』と規定されています。労働条件は原則的に書面で
交付することになっており、その書面のことを『労働条件通知書』と呼びます。今回は、労働条件通知書について解説します。

労働条件の書かれた通知書はメールやSNSでの公布もOK

労働条件通知書には、アルバイトや正社員を問わず、全ての従業員の労働条件を記載する必要があります。

労働基準法によって書面の交付が定められている項目は、『契約期間』、『就業場所』、『従事する業務』、『始業･終業時刻』、『休憩』、『休日』、『賃金の決定方法』、『賃金の支払時期』、『退職』などに関する事項です。

また期間の定めがある契約を更新する場合には、更新の基準についても記載しなければいけません。さらに、『退職金』、『賞与』、『安全衛生』、『職業訓練』、『災害補償』、『表彰』や『制裁』、『休職』などに関する事項も、企業がなんらかの規定を定めている場合は明示する必要があります。

基本的には、新たに人を雇用する際に、事業主側から従業員に労働条件通知書を渡すことになりますが、書式に決まりはなく、必要事項が記載されていれば、どのような形でも構いません。厚生労働省では、ホームページで労働条件通知書のモデル様式を公開しているので、参考にするとよいでしょう。

また、これまで労働条件通知書は“書面”による交付に限られていましたが、最近では、労働者側が希望した場合に限り、FAXや電子メール、LINEやメッセンジャーなどでの交付も可能になっています。これらを利用する場合は、印刷が可能なPDF形式での送付もおすすめです。なるべく出力して保管するように伝えましょう。

そして、もし従業員側が書面での交付を希望した場合は、書面を渡す必要がありますので、あらかじめ確認しておくとよいでしょう。

雇用契約書は2部作成して保管労働条件通知書を兼ねることも

雇用契約を結ぶ際に渡す労働条件通知書と同様に、労使間で交わす書面として、労働条件通知書のほかに、『雇用契約書』があります。雇用契約書は、事業者と従業員の両者が捺印・署名をする必要があります。基本的には2部作成し、1部は会社が、もう1部は従業員が保管します。

雇用契約書は、労働条件通知書と別々に作成することもできますが、労基法で定められている労働条件を記載すれば、労働条件通知書の役割を兼ねることもできます。実務上は両者を兼ねた『労働条件通知書兼雇用契約書』を作成することがほとんどです。これにより、事務的な労力を減らすことが可能です。

また、書面があることは、労使間の思い違いを防ぐことにもつながります。たとえば、従業員側から入社後に「こんな労働条件は聞いていない」といわれたとしても、捺印・署名がある労働条件通知書兼雇用契約書があれば、会社側も反論することができます。

これらの契約は、電子署名や電子印鑑などを使って交わすことも可能です。書類の電子化は業務・管理の効率化や、プライバシー保護の観点で、メリットがあります。電子署名・電子印鑑は郵送でやりとりする必要もないため、リモートワーク環境にも対応しやすく、導入する企業が増えています。さまざまな電子契約システムやサービスもリリースされているので、活用するのも一つの手です。

自社の労働条件通知書や雇用契約書を見直し、現状に即した適切な作成と保管方法を考えていきましょう。