勤務時間中に私用メールやLINEをした従業員を注意すべき？

Q.当社では、営業職の従業員に仕事用のスマートフォンを配布しています。
ところが、勤務時間中に支給したスマートフォンで私用メールやLINEを頻繁にしている従業員がいます。
メールやLINEばかりしているため、連絡がとりにくく、注意しても改まりません。
この従業員を罰することはできますか？
給料から天引きするのは違法なのでしょうか？

A.私用メールやLINEの頻度や内容にもよりますが、『職務専念義務』違反として懲戒処分の対象となる場合があります。
ただし、これらの行為が懲戒処分の対象であることが明確にわかるよう、あらかじめ就業規則に明記しておくことが前提となります。

基本的に、従業員が仕事中に私用メールやLINEを行うことは、懲戒処分の対象となり得ます。
なぜなら、従業員には勤務時間中は仕事に集中しなければならないという『職務専念義務』が課されているからです。
そのため、私用でメールやLINEをすることは『職務専念義務』に反する行為とみなされる場合があります。

ただし、そもそも従業員側が『私用でメールやLINEを行なってはいけない』という認識を持っていないことも考えられます。
そのため、まずは会社から従業員に対して、それが『職務専念義務』違反にあたることを説明し、今後は控えるように口頭で注意しましょう。

また、今後、会社側と従業員側との認識のズレを防ぐためにも、就業規則の中に『私用メールやLINEを禁止する』という明確な規定を記載しておくのが安心です。
あるいは、入社時に従業員から『職務に専念する』という旨の誓約書を提出してもらうのも有効な手段です。

これらのステップを踏んだうえで、実際に懲戒処分を科すためには、就業規則で懲戒理由をあらかじめ定めておく必要があります。
もし何の規定もない場合は、たとえ勤務時間中に従業員が私用メールやLINEをしても、罰することができなくなる可能性もありますので注意が必要です。

私用メールやLINEをしたからといって、すべてのケースを懲戒処分の対象とするのは、厳しすぎます。
長年にわたって働いていると、ときには家族への緊急連絡など、生活上やむを得ないケースも出てくるでしょう。
何もかも禁止するのではなく、処分を行うときは、従業員が行なった私用メールやLINEの頻度や内容を精査してから判断することが必要です。

たとえば、ある会社が勤務中に1日2通程度の私用メールを行なった従業員を懲戒解雇処分にしました。
しかし、納得のいかない従業員が会社を訴えたところ、裁判では『仕事をするうえでの支障になるほどではない』とみなされ、『解雇は無効』という判断が下されました。
つまり、私用メールを行なった従業員に懲戒処分を下したとしても、内容が軽微であれば、場合によっては裁判で覆されてしまうこともあり得るのです。

一方、出会い系サイトの利用など、会社の業務と関係なく完全に個人が遊ぶ目的で、5年間という長期にわたって3,000件ものメールをやり取りしていた従業員を解雇したケースがありました。
この場合は、裁判でも『解雇は妥当である』と判断されました。

従業員への懲戒処分を適切に行うためには、まずは就業規則に懲戒理由を明記することが大切です。
そのうえで、私用メールやLINEの頻度や内容を考慮することが重要になってきます。
処分を下した後に労働トラブルに発展することを防ぐためにも、上記2点をしっかりと押さえておくようにしましょう。